Of je nu in opdracht webteksten schrijft, aan een roman werkt, je bedrijfswebsite aan het updaten bent of probeert een leesbare scriptie af te leveren, iedereen heeft baat bij een goed gestructureerd schrijfproces. Er zijn een aantal gewoontes die ervoor zorgen dat iedereen een betere tekst kan creëren. Zelf volg ik de onderstaande vijf stappen bij elke tekst die ik schrijf. Soms zitten er een paar dagen tussen de verschillende stappen, soms maar een uur. Bij sommige teksten herhaal ik sommige stappen zelfs. Maar nooit sla ik een stap over.
Stap 1. Schrijf ongeremd
Zet eerst alles op papier wat er in je hoofd zit. Maak een draft, het geraamte voor je tekst. Maak hierbij wel voldoende gebruik van de enter toets om onderscheid te maken tussen verschillende onderwerpen. Zo creëer je bij voorbaat al alinea's, die je dan later kunt uitbreiden. Je kunt ook op een geheel nieuwe pagina beginnen om voor jezelf met een leeg gevoel aan een nieuw onderwerp te beginnen. Dit is vooral nuttig bij een hele lange tekst. Kijk hierbij echter niet naar spelling, grammatica, woordgebruik of flow. Oftewel: schrijf. Bewaar het redigeren voor later. Dan voorkom je dubbel werk.
Stap 2. Vul aan
Laat je ongestructureerde document een dag liggen en maak dan van je draft een eerste versie. Doe research, zorg dat je data volledig is, schrijf alle beschikbare achtergrondinformatie en argumenten op. Oftewel, maak van de informatie die je wilt overbrengen een vollediger verhaal. Ook nu hoef je nog niet naar je woordgebruik en schrijfwijze te kijken. Het gaat erom dat het geraamte vlees op de botten krijgt. Laat je tekst wederom even liggen.
Stap 3. Breng orde aan
Lees je document vluchtig door en bepaal of alle alinea's op de juist plek staan. Dit is een globale redigeersessie, het voorwerk voor de volgende stap. Hier kijk je of je in de voorgaande stappen volledig bent geweest. Benoem je alles wat je wilt benoemen? Mist er niets? Heeft je tekst een logische opbouw? Oftewel, zitten alle lichaamsdelen op de juiste plek? Dit zou ook een goed moment kunnen zijn om een redacteur in te schakelen.
Stap 4: Redigeer
Lees je tekst helemaal door en controleer spelling, grammatica, woordgebruik en zinsbouw. Duik je tekst verder in. Staan alle zinnen op de juiste plek en lopen ze goed in elkaar over? Kijk ook naar de spelling en grammatica van je tekst. Haal alle foutjes eruit. Vertrouw niet op de spellingscontrole. Je geraamte is inmiddels een volledig mens geworden. Een paspop zeg maar. Het is nu tijd om deze paspop zijn kleding aan te trekken en de juiste accessoires uit te kiezen.
Kijk of je bepaalde woorden kunt vervangen door synoniemen om de tekst minder saai te maken. Kijk of je passieve woorden of zinnen actief kunt maken en kijk ook of je 'woordensets' kunt vervangen door slechts één woord. Bijvoorbeeld 'In het geval dat het niet uitkomt.' → 'Als het niet uitkomt'. Of: 'We zullen kijken of het tot de mogelijkheden behoort.' → 'We kijken of het mogelijk is.' Herschrijf je tekst op een zo simpel mogelijke manier. Probeer niet interessant te doen met moeilijke woorden. Mensen zullen je veel meer waarderen wanneer ze je begrijpen. Simpel schrijven is niet makkelijk.
Stap 5: Doe een laatste lees-check
Hoe kort of lang je tekst ook is, lees deze nogmaals helemaal door. Het uitgangspunt hierbij is in principe niet om nog dingen te veranderen. Je beoordeelt enkel of de paspop goed in de etalage staat. Je kijkt of je tekst nu echt lekker loopt. Uiteraard kun je altijd hier en daar nog een detail veranderen wanneer je iets tegenkomt wat je liever toch nog anders zou zien. Je doet een laatste lees-check immers niet voor niets.
Ook bij het schrijven van een zeer korte tekst, zoals een mailtje, loont het om wat je geschreven hebt, nogmaals helemaal door te lezen. Dingen die in je hoofd heel logisch klinken, komen er op papier niet altijd helemaal goed uit. Dit lijkt misschien zonde van je tijd wanneer je dit voor het eerst doet, maar wanneer het in je systeem komt, zul je er nog eens dankbaar voor zijn.
