Ik kan het niet vaak genoeg zeggen: lees nog even na wat je geschreven hebt, óók als het een mail betreft. Ben je wel duidelijk genoeg geweest?
Voor veel mensen bestaat een groot deel van hun werkdag uit mailen. En er zijn ook mensen die in hun baan veel brieven schrijven. (Wat voor teksten schrijf jij het meest?) Deze mails en brieven gaan naar mensen die iets van je willen weten, of die iets voor je moeten doen. Geschreven communicatie kan dus maar het best zo duidelijk mogelijk zijn. Hoe pak jij dat aan?
Vaak gaan mensen ervan uit dat de ander wel begrijpt waar ze het over hebben. Gewoon omdat ze zelf helemaal in het onderwerp zitten. Afkortingen, bedrijfstermen, verwijzingen naar zaken die verder niet benoemd worden, ze komen allemaal in mails en brieven terecht. En dat kan voor verwarring zorgen.
Lees je mails dus altijd nog een keer na. Zeker als je communiceert met klanten of freelancers. Is het helder wat je geschreven hebt? Kan iemand zonder voorkennis begrijpen wat je bedoelt? Ga er niet vanuit dat iedereen begrijpt waar je het over hebt. Voorkom overbodig heen en weer mailen.
Ben je een organisatie die aan een webdesigner vraagt iets aan te passen, benoem dan de titel van de webpagina, zet de weblink erbij, voeg een afbeelding toe, beschrijf hoe het was en hoe je wilt dat het wordt. Ga er niet vanuit dat de webdesigner wel weet waar je het over hebt, ook al hebben ze je website gebouwd.
Ben je een webdesigner die voor een organisatie moet uitzoeken waarom er een bepaalde foutmelding is, gebruik in je terugkoppeling dan woorden die iedereen kan begrijpen, vertel hoe het probleem is ontstaan, hoe je het hebt opgelost en hoe het in de toekomst voorkomen kan worden. Het kost misschien wat meer schrijftijd, maar die tijd bespaar je later weer.
Onthoud: Wat je schrijft ben je zelluf. Iets wat voor jou logisch is, is dat niet voor iedereen. Schrijf actief en simpel.
